Mengapa Stok Sering Habis Mendadak Saat Penjualan Sedang Ramai

Kehabisan stok adalah hal yang jarang terjadi saat penjualan sedang sepi. Sebagian besar penyebab kekosongan stok sebenarnya masih dalam kendali penjual, termasuk bagaimana penggunaan aplikasi stok dilakukan untuk memantau dan mengelola barang.

Masalah ini paling sering muncul ketika hari terasa paling sibuk, saat permintaan mencapai titik tertinggi. Kondisi ini menyebabkan kehilangan penjualan yang seharusnya bisa dihindari jika stok tersedia dengan baik.

Pola kekosongan mendadak ini sebenarnya bisa dilacak pada beberapa titik operasional yang sering berulang. Untuk mengatasi kelemahan tersebut, penggunaan sistem yang tepat, seperti solusi ecommerce omnichannel yang ramah anggaran seperti Mekari Desty, kini semakin banyak dipertimbangkan oleh para pebisnis. Berikut adalah lima penyebab utama kekosongan stok mendadak saat hari sibuk dan bagaimana cara mengenalinya.

1. Proyeksi Kebutuhan Masih Mengandalkan Rata-rata Penjualan Normal

Salah satu penyebab utama kekosongan stok mendadak adalah penjual/sistem yang memproyeksikan kebutuhan stok dengan menggunakan rata-rata penjualan harian sepanjang bulan. Cara ini berisiko karena rata-rata tersebut menyamarkan lonjakan penjualan pada hari-hari kampanye, akhir pekan, atau musim tertentu. 

Perlu pendekatan khusus dengan menghitung periode ramai secara terpisah dari periode normal. Acuan yang lebih tepat dalam menentukan kebutuhan stok adalah data penjualan pada periode ramai sebelumnya, bukan mengambil rata-rata dari seluruh hari yang ada.

2. Mengabaikan Lead Time dalam Menentukan Titik Pemesanan Ulang

Titik pemesanan ulang biasanya didasarkan pada rata-rata penjualan harian dikalikan lead time dari supplier. Lead time ini mencakup waktu mulai dari pemesanan hingga barang siap dijual di rak, yang juga meliputi proses pemeriksaan dan penyimpanan.

Namun, pada periode ramai, lead time cenderung memanjang karena supplier menghadapi antrean pesanan yang lebih panjang. Akibatnya, pesanan yang biasanya dilakukan pada ambang batas pemesanan ulang bisa datang terlambat sehingga stok habis sebelum barang baru tersedia.

3. Data Stok Terlambat Diperbarui saat Transaksi Menumpuk

Saat hari ramai, jumlah transaksi per jam meningkat drastis dan sering kali melebihi kecepatan pencatatan manual atau sistem yang kurang optimal. Karena itu, angka stok yang ditampilkan di sistem bisa lebih besar daripada jumlah barang yang benar-benar tersisa di gudang.

Masalah ini bisa bertambah parah jika barang dijual melalui beberapa kanal berbeda tanpa sinkronisasi data yang baik. Meski ada pemisahan antara stok tersedia dan stok yang sudah teralokasi ke pesanan, keterlambatan pembaruan data menjadi risiko utama kekosongan barang di antara kanal penjualan.

4. Tidak Adanya Pengaturan Alokasi Stok Berbasis Kanal

Ketiadaan aturan alokasi stok antar kanal penjualan juga menjadi faktor penyebab lain kekosongan mendadak. Jika tidak diatur, satu kanal bisa menyerap hampir seluruh stok dalam waktu singkat, sementara kanal lain yang sebenarnya masih memiliki permintaan justru kehabisan stok.

Pemberian penyangga stok per kanal penting dilakukan agar ketersediaan tetap terjaga dan risiko kelebihan pesanan dapat dibatasi. Besaran penyangga ini sebaiknya disesuaikan dengan kecepatan penjualan pada masing-masing kanal, bukan dibagi rata secara sederhana.

5. Selisih Catatan 

Selisih catatan antara stok fisik dan stok yang tercatat di sistem biasanya menumpuk seiring waktu, sehingga sistem menampilkan angka stok yang lebih besar daripada kenyataan di lapangan. Risiko terbesar dari kondisi ini adalah peringatan stok menipis yang tidak pernah muncul karena ambang batasnya dihitung berdasarkan data yang salah.

Jika stok sebenarnya sudah habis, respons pembeli biasanya bukan menunggu barang tersedia kembali. Menurut laporan riset Harvard Business Review mengenai kehabisan stok, 31% pembeli memilih membeli di toko lain, 26% berpindah ke merek lain, dan 9% bahkan membatalkan transaksi pembelian mereka.

Kekosongan stok mendadak umumnya merupakan gabungan dari perhitungan yang masih memakai rata-rata dan data stok yang terlambat diperbarui. Langkah yang perlu diperhatikan adalah membandingkan penjualan harian pada periode ramai terakhir dengan ambang pemesanan ulang yang dipakai saat ini. Perbaikan terutama pada kecepatan pembaruan data bisa memberikan dampak yang paling cepat terasa dalam mengurangi risiko kehabisan stok secara mendadak. 

Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel dalam satu sistem terpusat secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis. 

Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Desty juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Expense, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end, termasuk pengelolaan stok melalui aplikasi stok.